【報告書】頑張って書いてるのに伝わらない理由｜説明が一気に通る考え方

報告書や会議の説明で、
「ちゃんと書いてあるのに、伝わらない」
「結局、口で説明し直すことになる」
そんな場面に出くわすことってありますよね。

どちらも手を抜いているわけじゃないのに、話が噛み合わず、
なぜか説明する側だけが疲れていく──。
そんな話題の時に思い出してほしいのが、この「部下の報告書を直す夜」の話です。

僕がプロジェクトリーダーとして実際に経験した出来事から、
「わかりにくさは能力の問題じゃない」というヒントが見えてきました。

仕事の愚痴にも、少し知的な雑談にも使える、ひとつ仕込んでおきたい話ネタです。

※このコラムは「雑談が苦手で、会話が続かない人」のための“話のネタ帳”です。
読むだけで、ちょっと話してみたくなる雑談ネタをストックできます。

【結論（この記事でわかること）】

このエピソードが教えてくれたのは、
「たくさん書くこと」よりも
「判断の道筋を共有すること」の方が、仕事では圧倒的に大事だということです。

報告書でも、説明でも、どこが正しいかを全部伝える必要はありません。
代わりに、
「なぜ、そう考えたのか」
「どこで判断したのか」
その順番が見えるだけで、伝わり方は一気に変わります。

「ああ、この人はこういう流れで考えたんだな」
そう相手が再現できたとき、説明は初めて“成立”する。

次に報告や説明でつまずいたときは、この話をそっと思い出してみてください。
きっと、言葉の組み立て方が少し変わるはずです。

ちなみに、こういう日常の違和感や思考のタネは、
Audible（30日間無料体験）でエッセイや思考系の本を1冊聴いておくだけでも自然と磨かれていきます。通勤時間が、コミュニケーションの仕込み時間に変わります。

こんにちは、カブラブログの管理人・カブラです。
今回は、ある日の夜遅くまで続いた「部下の報告書を直す時間」から考えた、
「わかりにくい説明って、誰の問題なんだろう？」というお話です。

仕事をしていると、
「いや、言ってることは分かるんだけど……」
「で、結局どうしたいの？」
って資料や報告書に出会うこと、ありませんか？

あの日の僕は、まさにその渦中にいました。

プロジェクトのリーダーをやっていると、
どうしても「会社への報告」という役割が回ってきます。

今回も、部下に担当案件の報告書を作ってもらいました。
で、目を通してみたんですが……正直、わかりにくい。

・起きた出来事
・やった作業
・関係者の動き

事実はちゃんと書いてあるんです。
でも、
「なぜ、その判断をしたのか」
「何を一番伝えたいのか」
が、どこにも書いてない。

報告者本人が横に立って説明してくれないと成立しない。
そんな報告書でした。

社内調整をするのは、僕の役目です。
この報告書のまま会議に出たら──
「説明がわかりづらい人」になるのは、僕。

なので結局、
関係者を集めて事情を聞き、目的を整理し、判断の理由を洗い出し、
報告書を修正することになりました。

何が事実で、何が問題で、今後どうしたいのか。
気づけば、赤ペン先生と生徒を、ひとりで二役やってました。

こういう仕事に限って、
「明日、会議です」
とか言われるんですよね。

その日も、結局、夜遅くまで報告書を直していました。
正直、しんどい。

でも──
不思議なことに、だんだん文章が整ってくると、ちょっとした満足感も出てくるんです。

「あ、これなら伝わるな」
「この順番なら誤解されないな」
って。

思ったんですよ。
この部下、決して仕事ができないわけじゃない。

むしろ、目の前の作業を必死にこなして、情報を集めて、「とにかく全部書こう」としている。
ただ、“相手がどう理解するか”まで、思考が届いていないだけなんですよね。

報告書って、事実を書くものじゃなくて、「判断の道筋」を共有するものなんだと思います。
そこが抜けると、どれだけ頑張っても、「わかりにくい」になってしまう。

これ、仕事だけの話じゃないと思うんです。

雑談でも、説明でも、プレゼンでも。
「言えば伝わる」
「聞けばわかる」
って、どこかで思ってないでしょうか。

でも実際は、相手の頭の中で“再現できて初めて、伝わった”
なんですよね。

あなたの話は、あなたがいなくても成立しますか？

キーワードは、
“事実の羅列”と“判断の道筋”。
仕事の愚痴にも、学びの話にも使える万能ネタです。

「じゃあ、どうすれば“わかりにくい説明”にならずに済むのか？」
そんなふうに思った方へ、僕なりに意識している３つのヒントをまとめてみました。

事実より先に「結論」を置く
つい真面目な人ほど、起きたことを時系列で全部書こうとします。
でも読み手が一番知りたいのは、「で、結局どうしたいの？」という一点。
最初に結論を置くだけで、相手は安心して話を聞けるようになります。
判断した“理由”を言葉にする
「そう判断しました」で終わると、説明は途切れます。
なぜそう考えたのか、どこで迷ったのか。
そのプロセスを少し添えるだけで、説明は一気に“共有”になります。
「自分がいなくても伝わるか」を想像する
説明を書き終えたあと、
「これ、僕が横にいなくても理解できるかな？」と一度考えてみる。
このワンクッションがあるだけで、“本人ありきの説明”を避けやすくなります。

あなたが最近「伝わらないな」と感じた説明。
それって、能力の問題ではなく、判断の道筋が共有されていなかっただけかもしれません。